スキャンしてデータ保管、紙カルテの電子化で書類も省スペース化。王子病院様のカルテビューア導入の
経緯とご感想

導入実績Case Studies

王子病院の導入実績

紙カルテスキャンの運用を部屋完結型にシフト

王子病院

「王子病院」は、王子駅から徒歩5分のところに王子病院はある。昭和25年の開設以来、約60年間にわたり地域密着の都市型病院として、地域住民の医療ニーズに応えてきた。

王子病院

カルテビューアシステムとの出会い

レセプトコンピュータと紙カルテで長らく運用してきたため、紙カルテは膨大な量に上り、いずれはデジタル化しなければならないと考えていた。 「カルテビューア」との出会いは、ある雑誌の記事を理事長が発見したことでした。 そこで、理事長はメディプラザに実際の商品を見学に行き、そこで詳細な説明を受け、紙カルテのデジタル化のイメージが湧いたとのことだった。 早速、院内に戻り、理事長はトップダウンで「カルテビューア」の導入を決めた。

導入時は不安でいっぱい

いざ、「カルテビューア」を導入する段階になると、現状維持が良いと考えるスタッフから少なからず抵抗があった。 カルテビューアは、紙カルテをスキャナーでスキャンすることで、デジタル化を図るシステムだが、カルテ自体はパソコンの画面で見る。 これに対して、パソコンが苦手と考える職員が難色を示したのだ。 「これは電子カルテではないと説明しても、なかなか理解していただけなかった。 理解してもらうのは本当に大変だった」と斎藤事務長は導入当時を振り返る。

斉藤事務長

「カルテビューアを理解してもらうのは本当に大変でした」と斉藤事務長

分散スキャニング

「カルテビューア」は、紙カルテをスキャナーでスキャンし、デジタル化するもので、患者IDを2次元バーコード化して、患者ごとに仕分けしてフォルダで一元管理する仕組みである。 通常、カルテビューアは各診療科で記載された紙カルテや画像情報などを、受付・会計で一元的にスキャンするのだが、王子病院では「責任の所在を明確にしたい」という思いから、各部署でそれぞれ紙カルテをスキャンする仕組みをとった。 各部屋にスキャナーを設置し、各部屋で一切を完結するようにした。 紙カルテのころは、紙カルテの所在について、いつも医事課に問い合わせが入っていた。 斎藤事務長はカルテビューアを分散管理にして、 医事課になんでもやらせる体質を変えたかったのだ。

カルテビューア業務の流れ

現在、9つある診察室、2つのナースステーション、検査室にそれぞれにスキャナーとカルテビューアを設置している。 カルテのスキャンは、各部屋にいる看護師が担当している。 バーコード付きの紙カルテを印刷し、医師が記載し、それを看護師が紙カルテをスキャンする。 その後、患者ごとにきちんと仕分けできているか、画面で確認する。 これまでのように、紙カルテの倉庫からカルテを探し、医師のデスクにセッティングするといったように、院内を飛び回ることが減り、業務の効率化が図れたという。 ただし、まだ過去の紙カルテも存在するため、多少の出し入れはあるため、完全に搬出入がなくなるのはもう少し先となりそうだとのこと。 デジタル化されたカルテは、医事課で確認され、紙カルテ同様に、画面上でカルテを見ながらレセプトコンピュータへ医事入力が行われる。

カルテビューア業務の流れ

ナースステーションでも簡単に確認できる

診察室でデジタル化されたカルテは、病棟のナースステーションでも患者IDを入力するだけで、簡単に閲覧することが可能だ。
「これまでは紙カルテを探しに行く時、よく誰かが使用中で、すぐに閲覧できないこともありました」とカルテビューア導入前の様子を病棟の看護師さんは振り返って話してくれた。

一方、「カルテビューア導入後は紙カルテを探したり運ぶことはなくなり、本当に楽になりました」とカルテビューアのメリットを話された。

iPadでもカルテは閲覧が可能


紙カルテからの改善点は?

「カルテビューアの導入で、紙カルテの保管場所が大幅に削減された。 しかも、これ以上紙のカルテは増えていかずに、どんどんそのスペースは拡大しています」と斎藤事務長は導入による改善点を挙げられた。 また、「各現場で責任をもってやっていただく体制が整ったことも大きい」とのこと。 これまでカルテの管理は医事課任せという体制から、「部屋完結型」にシフトできた。 その結果、責任の所在が明確になったように感じる。 「実際、紙カルテが行方不明にならなくなったことは大きい」と斎藤事務長は笑顔で話された。

紙カルテの分散型のメリット

病院職員の意識を変えるのに半年かかった。 たとえば導入前は、カルテビューアの研修会には部署の長だけがくるだけで、ほとんどの職員は仕事を優先して、研修に参加してくれなかった。 カルテの管理を分散管理にしたことで、自分ができないとすぐに問題になる。 そのため、ぎりぎりになって火がついて操作をマスターした。

トラブルを乗り越え「いまは同志」

カルテビューアの導入は、2011年2月の打ち合わせから半年間の導入期間を経て、2011年6月から半年間の稼働期間が設けられた。 病院にとっても、メーカーにとっても、両者ともに「分散型」は初めてだったのでワークフローのすり合わせが大変だった。 カルテビューア導入後、数ヶ月はネットワーク環境などで問題が発生したが、その都度、斎藤事務長が対外的な対処を、京葉電子工業がその間にシステム的な対処を行い問題を乗り越えてきた。 いまでは導入後1年半が経ち、安定した運用が実現できている。

※この導入事例は、第三者が取材を行ったレポートをもとに作成しています。

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